04/07/2019 às 11h37min - Atualizada em 04/07/2019 às 11h51min

Workflow e os seus benefícios no controle e gerenciamento de processos e informações dentro das organizações

Com o fortalecimento das necessidades de inserção das instituições na era digital, o controle de processos operacionais via fluxos de workflow trouxeram a possibilidade de controlar inúmeras atividades nas empresas. Os conceitos de workflow podem ser usados em vários setores e departamentos. Temos como exemplo modelagem de processo de negócios, modelagem de aplicações cooperativas e modelagem de transações de banco de dados.

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Com o fortalecimento das necessidades de inserção das instituições na era digital, o controle de processos operacionais via fluxos de workflow trouxeram a possibilidade de controlar inúmeras atividades nas empresas. Os conceitos de workflow podem ser utilizados em vários domínios das organizações. Sendo aplicado em modelagens de processo de negócios, modelagem de aplicações cooperativas, fluxos de trabalho, transações de banco de dados dentre outras dezenas.

O que é Workflow
O Workflow pode ser visto dentro de uma organização como um novo tipo servidor para os ambientes computacionais. Primeiramente, tivemos os servidores de arquivos que permitiam a organização compartilhar arquivos. Em seguida, vieram os servidores de banco de dados que trouxeram um avanço nesse cenário. Esses passaram a permitir as organizações compartilhar e controlar informações de maneira mais acessível e estruturada.

Segundo Gustavo Azevedo - Gerente Comercial da empresa Arquivar, que está no segmento de gestão de processos a 28 anos - "atualmente, os servidores de workflow trouxeram a possibilidade de controlar todos os processos nas organizações. O workflow nas empresas proporciona um conjunto de ações coordenadas que podem ser manuais ou automáticas, e executadas pelos próprios colaboradores".

Propósito do Workflow
Uma primeira abordagem para a utilização do workflow consistiu no processo de integração de aplicações - EAI (Enterprise Application Integration). Esses ambientes estão comumente presentes em grandes organizações que possuem várias aplicações e banco de dados sendo utilizados. Normalmente, essas aplicações têm um propósito claro dentro da organização e "carregam" consigo todo um conhecimento sobre o processo do negócio para o qual a mesma foi concebida.

Nesse caso o software de workflow fica condicionado a implementar os processos de negócios presentes na aplicação. E ainda, algumas vezes, se encarrega da troca de informações entre essas aplicações. Contudo, neste cenário há a impressão que a organização adquiriu um conjunto de processos de negócios automatizados e fixos, e o WFMS (WorkFlow Management System) e a aplicação são complementares.

Uma segunda abordagem, o WFMS agrega valor para o desenvolvimento de software de workflow quando existem tarefas relacionadas a pessoas. Para esse propósito, a maioria dos WFMSs tem um mecanismo muito conveniente para a criação de roteiros de atividades de uma tarefa. Esta abordagem tem sido utilizada em organizações que focam certificações ISO ou CMM. Ao invés de utilizar-se de arquivos textos para documentar procedimentos, utiliza-se de software de workflow para descrever tais procedimentos.

A terceira abordagem é a incorporação de um workflow engine dentro de outra aplicação. Essa abordagem tem uma diferença sutil em relação à primeira abordagem, pois nesse caso o WFMS aparece apenas como um componente da aplicação e sem mantém escondido dos usuários de fato. Isso permite que o workflow engine seja reutilizado por outras aplicações.

O surgimento das ferramentas de BPM (Business Process Management) como as aplicações de workflow, com o propósito de identificar, compreender e gerenciar processos de negócios, no qual interagem pessoas e sistemas dentro de uma organização, prometem resolver o crescente problema de integração entre os diversos processos dentro das empresas e entre elas. Contudo, existe um ponto comum que consiste em efetuar um levantamento dos processos atuais e identificar o que está certo e errado dentro da organização, além de definir o que se deve mudar, afinal se isso não for feito corre-se o risco de automatizar um processo errado, o que apenas o deixará mais rápido.

"Fato é que as organizações precisam se adaptar para acompanhar a evolução dentro da era digital e as transformações que ela tem provocado nos mais diversos cenários mercadológicos. Temos diversos exemplos de negócios que praticamente sumiram, por não se adequarem as novas realidades. E uma boa forma de iniciar ou se adaptar a este período (avançado) de transição, é o gerenciamento correto e otimizado dos fluxos e transações operacionais e de informações dentro da organização." Completa Azevedo.


SOBRE A ARQUIVAR
A Arquivar é uma empresa de software, serviços e metodologias voltados para a Gestão Estratégica de Documentos com 28 anos de mercado. Referência nacional em customização de tecnologias, a Arquivar aplica a solução que melhor se adapta aos objetivos da empresa, para agilizar o processo de busca e recuperação de documentos e informações.




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