02/10/2019 às 16h59min - Atualizada em 02/10/2019 às 17h03min

Os 5 principais mitos do RPA (Robotic Process Automation)

Como se preparar para a implementação da ferramenta

DINO
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Robotic Process Automation (RPA) ou como gostam de brincar “Real Paranormal Activity”, por parecer que funcionários viraram “fantasmas”, é o assunto mais conversado e planejado nas empresas. O retorno sobre o investimento (ROI) para um projeto de bot pode às vezes ser de mágico a impressionante. A implantação de um bot é muitas vezes incrivelmente rápida comparado com sistemas tradicionais.

Mas existem alguns mitos que costuma-se ouvir:

1. “Você pode fazê-lo sem a TI

Alguns vendedores de RPA apontam legitimamente que os bots podem ser desenvolvidos por pessoas de negócios com um mínimo de experiência técnica. Isso geralmente é mentira, mas como toda regra temos exceções. Para um bot/RPA ser utilizado no processo de negócio de uma empresa, várias práticas recomendadas devem ser consideradas:

  1. Bots devem ser revisados para resiliência, manipulação de erros e segurança;
  2.  
  3. Os bots devem empregar padrões corporativos (por exemplo, bibliotecas de componentes compartilhados para ajudar a evitar a ruptura generalizada durante as atualizações de aplicativos) e padrões;
  4.  
  5. Os bots devem fazer parte de uma estratégia de gerenciamento de serviços de gerenciamento de dados (CMDB) e de TI(ITSM).

O último ponto é uma chave: sem consciência ITSM, é talvez o mais importante. Se um Bot consome uma aplicação e este não fizer parte de uma gestão de mudança, aumenta exponencialmente a chance de problemas pela frente, caso esta aplicação sofra alterações.

2. “Você pode fazê-lo sem proprietários de aplicativos

Os proprietários de aplicativos são os especialistas do assunto em seu domínio. Um programador de bot que assume que sabe o suficiente sobre o aplicativo para automatizar atividades sem consultar o proprietário do aplicativo pode estar cometendo um erro.

Por exemplo, o dev de bot sabe:

  1. Quais são todas as janelas de manutenção ou congelamento planejadas para o aplicativo?
  2. Se há tempos de processamento de pico que os bots devem evitar (por exemplo, fim de mês, trimestre, etc.) para evitar um “ataque de negação de serviço baseado em bot”?
  3. Se existe problemas de estabilidade em certos cantos do aplicativo que podem dificultar a automação?

3. “Calcular o ROI é simples

A criação de um caso de negócios para um bot específico geralmente aparece enganosamente simples.

No lado do benefício, examinar contagens de transações, tempos de ciclo, taxas de exceção e outras variáveis pode ser um bom começo. Mas essas métricas são muitas vezes insuficientes para entender o benefício geral (por exemplo, redução do tempo de ciclo, redução da taxa de erro, evitar retrabalho, etc.).

Da mesma forma, no lado do custo, recomenda-se uma visão holística do TCO (custo total de propriedade): além da licença de bot e manutenção, é importante calcular os custos de infraestrutura, operações/pessoal de suporte; e elementos relacionados da solução.

Além disso, a partir de uma perspectiva de risco, nem todos os bots são criados iguais. Como parte de um cálculo de ROI, deve-se considerar o uso de uma estrutura de risco para enfrentar possíveis desafios na criação de bots ou manutenção de benefícios em um horizonte temporal relevante.

4. “É fácil manter os benefícios do RPA

Não importa o quão bom seja o trabalho realizado no cálculo do ROI para seus projetos RPA, continua a ser um desafio-chave. Como manter os benefícios da automação por 12, 24 ou 48 meses?

O que pode corroer os benefícios de seus investimentos em RPA?

  1. Falha ao entender os riscos associados à automatização de um determinado processo;
  2. Uma compreensão limitada das características e do ciclo de vida das aplicações subjacentes;
  3. Falta de linha de visão no roteiro estratégico de TI, o que poderia tornar a automação obsoleta;
  4. Dados ITSM ausentes ou incompletos que gravam o bot no restante do cenário de TI, o que pode levar a interrupções durante processos de gerenciamento de mudanças de rotina e de baixo risco.

No final do dia, a governança do RPA é um elemento crítico e fundamental de um programa de automação. Sem uma governança efetiva, os benefícios de seus bots podem degradar rapidamente.

5. “Um projeto de RPA melhora os negócios

Uma empresa que implementa um projeto de RPA para automatizar processos ou mesmo atividades repetitivas, percebe de imediato o ganho na sua agilidade e adaptabilidade. Em seguida quando uma gestão de processos automatizados, que costumo chamar de OPA – Observatório de Processos Automatizados, é implementada, é possível extrair dashboards que comprovam como a empresa se transformou digitalmente.

Quais os principais setores que se beneficiam do RPA?

  1. Financeiro
  2. RH
  3. Governança
  4. TI na integração de sistemas legados e no monitoramento de ativos

Toda empresa pode ser transformada com a implantação dos Bots, inclusive com a interface de Chatbots que amplia e muito o atendimento interno e externo.

Texto por Roberto Boclin, especialista em RPA na AX4B.



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