06/04/2020 às 16h57min - Atualizada em 06/04/2020 às 18h42min

Como o certificado digital pode ajudar uma empresa?

O certificado digital nada mais é do que uma versão eletrônica de todos os documentos do empreendedor. Uma carteira de identidade pessoal e da empresa no mundo virtual, segura e com autenticidade garantida por criptografia complexa, ou seja, uma identidade eletrônica destinada a pessoas jurídicas e atrelado ao CNPJ da empresas.

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O certificado digital nada mais é do que uma versão eletrônica de todos os documentos do empreendedor. Uma carteira de identidade pessoal e da empresa no mundo virtual, segura e com autenticidade garantida por criptografia complexa, ou seja, uma identidade eletrônica destinada a pessoas jurídicas e atrelado ao CNPJ da empresas.

O certificado digital não é uma tecnologia que somente facilita as atividades da empresa, mas sim, uma exigência em alguns segmentos de negócio. Ele serve para otimizar os trabalhos autenticando a assinatura do responsável da empresa em assuntos resolvidos pela internet.

É como se fosse um reconhecimento de firma online. Em determinadas tarefas é essencial ter um certificado digital para que a empresa possa trabalhar no ambiente online. Mais detalhes a seguir.

Para que serve o certificado digital?

As inovações tecnológicas ajudaram o dia a dia de trabalho ser mais produtivo nas empresas, isso porque muito vai e vem de documentos por motoboy foi eliminado por causa do certificado digital.

Em algumas atividades, o certificado digital é obrigatório, a exemplo disso está a emissão de nota fiscal, que deve ser feita digitalmente e posteriormente, enviar a remessa para a SEFAZ.

Outras atividades que são realizadas através do certificado digital são:

  • Envio de documentos para a Receita Federal: DCIDE, DCP, DEREX, DCTF, CRED, DIF, DIMOB, DIMOF, DIPI-TIP, DNF, DSPJ, DTTA, CAGED, DIRF, PERDCOMP, DACON, DBF, e-CAC, Homolognet, RAIS, SICONFI, SIL;
  • Envio de Notas fiscais para a SEFAZ (NF-e, NFA-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, DF-e);
  • Enviar declarações de Imposto de Renda Pessoa Jurídica;
  • Assinatura de escriturações contábeis e fiscais;
  • Realização de transações bancárias;
  • Login em ambientes virtuais que exijam segurança;
  • Garantir a validade jurídica de documento eletrônicos;
  • Acesso a serviços da Caixa Econômica como: FGTS, Previdência, Conectividade Social ICP, Seguro Desemprego de Funcionários;
  • SPED, ECD, EFD, ECF, eSocial;
  • Parcelamento eletrônico de débitos de Pessoa Jurídica;
  • Retificações de DARF;

Existem outros muitos serviços que podem ser realizados através do certificado digital.

Todas as empresas precisam de certificado digital?

Nem todas as empresas precisam ter um certificado digital, no entanto, são raros esses casos, pois com o avanço da tecnologia, essa é uma realidade atual e futura.

Abaixo, vale conferir como fica cada caso:

- MEI (Microempreendedor individual) - O uso do certificado digital é opcional;

- Empresas que precisam emitir Nota Fiscal Eletrônica - Aquelas que possuem obrigatoriedade desse ato devem ter certificado digital, pois ele é requerido no envio das mesmas.

A exemplo disso estão as empresas de lucro real e lucro presumido que além de enviar nota fiscais eletrônicas, elas também precisam encaminhar declarações mensais e anuais para a Receita Federal.

- Empresas que possuem funcionários registrados - É necessário ter certificado digital para enviar as declarações a Previdência Social e também para a Caixa Econômica Federal.

Ou seja, são poucas as empresas que não precisam ter um certificado digital, é sempre importante que o empresário tenha assessoria de uma contabilidade para gerir corretamente o seu negócio.

O profissional também vai indicar qual é o tipo de certificado digital indicado para determinado ramo de atividade

Como adquirir um certificado digital?

O produto só pode ser adquirido através de uma autoridade certificadora como por exemplo: SERASA, CERTISIGN e outras.

A solicitação geralmente é feita pela internet, entretanto, é obrigatório comparecer ao local na data agendada para comprovação de identidade.

O certificado digital tem prazo de validade, o período é mutável, pois vai depender qual tipo o empresário contratou. De maneira geral, ele tem uma validade que varia entre 1 a 3 anos.

Os tipos de certificados digitais são o A1, ele pode ser armazenado em computadores e até dispositivos móveis, enquanto que o A3 deve ficar armazenado em cartão inteligente ou Token.

É padrão que as empresas sejam orientadas por um contador com relação ao melhor tipo de certificado digital para o negócio. Portanto, é fundamental buscar essa informação para não errar na escolha e também entender como usá-lo.

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